Privacybeleid

2 februari 2021

(A) Dit beleid

Dit Beleid wordt uitgegeven door de hierna in Deel (N) genoemde bedrijven (gezamenlijk, “KLDiscovery”, “wij” of “ons”). Dit Beleid is gericht op personen buiten de organisatie waarmee wij relaties onderhouden, waaronder bezoekers van onze websites (onze “Websites”), klanten, leveranciers, aanvragers en overige gebruikers van onze Diensten (gezamenlijk, “u”). Specifieke in dit Beleid gebruikte termen worden hierna uitgelegd in Deel (O).

Voor dit Beleid is KLDiscovery de Verwerkingsverantwoordelijke voor uw Persoonsgegevens. Contactgegevens worden hierna in Deel (N) gegeven, zodat de juiste KLDiscovery organisatie vragen kan beantwoorden over gebruik en verwerking van uw Persoonsgegevens.

Dit Beleid kan van tijd tot tijd gewijzigd of bijgewerkt worden om aangepast te worden aan beleidswijzigingen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens, of wijzigingen in toepasselijke wetgeving. Wij raden u aan dit Beleid zorgvuldig te lezen en deze pagina regelmatig te controleren om te zien of er eventuele wijzigingen gemaakt zijn overeenkomstig de voorwaarden van dit Beleid.

KLDiscovery werkt onder de volgende merken: KLDiscovery, Ontrack en Ibas.

(B) Verwerking van uw Persoonsgegevens

Verzamelen van Persoonsgegevens: wij kunnen Persoonsgegevens van u verzamelen:

• Wanneer u met ons contact opneemt per email, telefoon of enig ander medium.
• Tijdens de normale gang van zaken binnen onze betrekkingen met u (bijv. Persoonsgegevens die wij verkrijgen tijdens het verwerken van uw betalingen).
• Door telefoongesprekkken met u op te nemen.
• Wanneer wij Diensten verlenen.
• Wanneer wij uw Persoonsgegevens van derden ontvangen die deze aan ons verstrekken, zoals kredietinformatiebureaus of rechtshandhavingsinstanties.
• Wanneer u een van onze Websites bezoekt, of onderdelen of beschikbare bronnen op of via onze Websites gebruikt. Wanneer u een Website bezoekt, kunnen uw apparaat en browser automatisch bepaalde informatie openbaren (zoals type apparaat, verwerkingssysteem, type browser, instellingen browser, IP-adres, taalinstellingen, data en tijden), sommige daarvan kunnen Persoonsgegevens zijn. 
• Wanneer u uw CV aan ons verstrekt voor een sollicitatie.

Aanmaken Persoonsgegevens: Bij het verlenen van onze Diensten kunnen wij ook Persoonsgegevens van u aanmaken, zoals het vastleggen van uw contacten met ons en specificaties van uw bestelgeschiedenis.

Relevante Persoonsgegevens: De categorieën Persoonsgegevens van u die wij kunnen Verwerken, omvatten:

• Persoonlijke gegevens: na(a)me(n); geslacht, geboortedatum / leeftijd; nationaliteit; en foto.
• Contactgegevens: verzendadres (bijv. om oorspronkelijke media- en/of opslagapparaten te retourneren); postadres; telefoonnummer; emailadres; en bijzonderheden van social media profiel.
• Betalingsgegevens: factuuradres; bankrekeningnummer of credit cardnummer; naam kaart- of rekeninghouder; beveiligingsgegevens kaart of rekening; en vervaldatum kaart.
• Standpunten en opinies: Eventuele standpunten en opinies die u ons gestuurd heeft, of openbaar over ons gepost heeft op social media platformen.
• Aanvraaggegevens: alle soorten aanvraagdocumenten die u indient (curriculum vitae, certificaten, referenties etc.).
• N.B. de Persoonsgegevens van u die wij verwerken, kunnen eveneens de hierna omschreven Bijzondere Persoonsgegevens bevatten.

Wettelijke basis Verwerking Persoonsgegevens: Bij de Verwerking van Persoonsgegevens in verband met de in dit Beleid vastgelegde doeleinden kunnen wij van een of meer van onderstaande wettelijke grondslagen uitgaan, afhankelijk van de omstandigheden:

• Wij hebben vooraf uw uitdrukkelijke toestemming gekregen voor de Verwerking (deze wettelijke grondslag wordt uitsluitend gebruikt met betrekking tot Verwerking die volledig vrijwillig is – en wordt niet gebruikt voor Verwerking die op een of andere wijze nodig of verplicht is);
• De Verwerking is noodzakelijk in verband met de uitvoering van een contract dat u met ons gesloten heeft;
• De Verwerking is vereist voor het nakomen van een wettelijke verplichting;
• De Verwerking is nodig om vitale belangen te beschermen; of
• Wij hebben een gerechtvaardigd belang in het uitvoeren van de Verwerking om onze organisatie  te kunnen voeren, exploiteren of promoten en dat rechtmatig belang wordt niet opzij gezet door uw belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden.

Verwerking van uw Gevoelige Persoonsgegevens: Wij zijn niet van plan uw Bijzondere Persoonsgegevens te verzamelen of anderszins te verwerken, met uitzondering van de volgende gevallen:

• De Verwerking is op grond van toepasselijke wetgeving vereist of toegestaan (bijv. om aan onze verplichte rapportage omtrent diversiteitte voldoen);
• De Verwerking is noodzakelijk voor opsporing en preventie van misdrijven (waaronder preventie van fraude, witwassen en financiering van terrorisme);
• De Verwerking is noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten; of
• Wij hebben, overeenkomstig toepasselijke wetgeving, uw uitdrukkelijke toestemming vooraf verkregen om uw Bijzondere Persoonsgegevens te verwerken (zoals hiervoor ook het geval is, deze wettelijke grondslag wordt uitsluitend toegepast voor Verwerking die volkomen vrijwillig is – hij wordt niet gebruikt voor Verwerking die op een of andere wijze noodzakelijk of verplicht is).

Doeleinden waarvoor wij uw Persoonsgegevens kunnen Verwerken: De doeleinden waarvoor wij Persoonsgegevens kunnen Verwerken omvatten, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving, betreffen de volgende: :

• Onze Websites: exploitatie en beheer van onze Websites; levering van content aan u; tonen van reclame en overige informatie aan u wanneer u onze Websites bezoekt; en communcatie en interactie met u via onze Websites.
• Dienstverlening: levering van onze Websites en andere Diensten; het verlenen van Dienstenlevering in reactie op bestellingen; en communicatie met betrekking tot deze Diensten.
• Communicatie: communiceren via welk middel dan ook (waaronder email, telefoon, SMS, social media, als post of persoonlijk) met u met inachtneming van de geldende wet- en regelving.
• Communicaties en IT-handelingen: beheer van onze communicatiesystemen; uitvoering IT-beveiliging; en IT-beveiligingsaudits.
• Gezondheid en veiligheid: beoordelen en bijhouden gezondheids- en veiligheidsonderzoeken; en nakoming toepasselijke wet- en regelgeving.  
• Financieel beheer: verkoop; financiën; bedrijfsaudit; en leveranciersbeheer.
• Klantenonderzoeken; contact  met u met als doel om uw mening over onze Diensten te verkrijgen.
• Verbetering van onze Diensten: problemen met bestaande Diensten identificeren; verbeteringen in bestaande Diensten inplannen; en nieuwe Diensten creëren.
• Human Resources: administratie van sollicitaties voor functies bij KLDiscovery.

Vrijwillige verstrekking Persoonsgegevens en gevolgen niet-verstrekking
Het verstrekken van uw Persoonsgegevens aan ons geschiedt vrijwillig en zal over het algemeen vereist zijn om een contract met ons te kunnen aangaan en ons in staat te stellen onze contractuele verplichtingen tegenover u na te komen. U bent niet wettelijk verplicht om uw Persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u besluit om uw Persoonsgegevens niet aan ons te verstrekken, dan zullen wij niet in staat zijn een contractuele relatie met u aan te gaan en onze contractuele verplichtingen te voldoen.

(C) Delen van Persoonsgegevens met derden

Wij kunnen uw Persoonsgegevens met andere entiteiten binnen de KLDiscovery-groep delen om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen tegenover u of voor legitieme zakelijke doeleinden (waaronder het verlenen van Diensten aan u en het exploiteren van onze Websites) met inachtneming van toepasselijke wetgeving. Daarnaast kunnen wij uw Persoonsgegevens delen met:

• wettelijke en regelgevende autoriteiten, op verzoek, of om eventuele daadwerkelijke overtreding, of een vermoeden van overtreding van toepasselijke wet- of regelgeving te melden;
• accountants, auditors, advocaten en andere externe professionele adviseurs van KLDiscovery, onderworpen aan  bindende contractuele of wettelijke geheimhoudingsverplichtingen.
• sub-Verwerkers (zoals betalingsdienstverleners; channel en retail partners, transport/koeriersbedrijven; technische leveranciers, verleners klanttevredenheidsonderzoeken, operators van “live-chat” diensten en verwerkers die diensten op het gebied van compliance verlenen, zoals het controleren van door de overheid gepubliceerde lijsten met verboden producten/diensten, bijv. het Amerikaanse Office for Foreign Asset Control, waar ook ter wereld, overeenkomstig de hierna in dit Deel (C) vastgelegde voorwaarden;
• iedere relevante partij, rechtshandhavingsinstantie of rechtbank, voor zover nodig voor het vaststellen en uitoefenen van wettelijke rechten, of enige relevante partij  voor de doeleinden van preventie, onderzoek, opsporing  of vervolging van strafbare feiten of de uitvoering van strafrechtelijke sancties;
• Iedere relevante derde verkrijger(s)  in het geval dat wij alle of een deel van onze bedrijfsactiviteiten of activa verkopen of overdragen (inclusief in geval van  reorganisatie, ontbinding of liquidatie), maar uitsluitend in overeenstemming met de  toepasselijke wetgeving; en
• onze Websites kunnen content van derden gebruiken. Indien u ervoor kiest om op dergelijke content te reageren, dan kunnen uw Persoonsgegevens met de externe aanbieder van het relevante social mediaplatform worden gedeeld. Wij raden u aan het privacybeleid van die derde partij te lezen, voordat u op de content reageert.

Indien wij een sub-Verwerker inschakelen om uw Persoonsgegevens te verwerken, zullen wij hiermee een verwerkersovereenkomst sluiten, zoals vereist onder de van toepassing zijnde wetgeving, zodat de sub-Verwerker aan de contractuele verplichtingen onderworpen is om: (i) uitsluitend de Persoonsgegevens te Verwerken overeenkomstig onze voorafgaande schriftelijke instructies; en (ii) maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de Persoonsgegevens te beschermen; tezamen met eventuele aanvullende vereisten onder toepasselijke recht. In alle gevallen is KLDiscovery primair aansprakelijk voor het handelen en nalaten van derden aan wie KLDiscovery Persoonsgegevens heeft verstrekt. KLDiscovery zorgt ervoor dat alle derden beveiligings- en dataverwerkingsmaatregelen hanteren die voldoen aan de normen die KLDiscovery heeft voorgeschreven voorafgaand aan het verstrekken van de Persoonsgegevens aan die derden.

Wij kunnen Persoonsgegevens over het gebruik van de Websites anonimiseren (bijv. door dergelijke gegevens in een geaggregeerde vorm op te slaan) en deze geanonimiseerde gegevens delen met onze zakelijke partners (waaronder  externe zakelijke partners).

(D) Internationale overdracht Persoonsgegevens

Door de internationale aard van onze organisatie  kan het nodig zijn dat wij uw Persoonsgegevens delen binnen de KLDiscovery-groep en delen met derden zoals weergegeven in Deel (C) hierboven, in overeenstemming  met de in dit Beleid vastgelegde doeleinden. Om deze reden kunnen wij uw Persoonsgegevens doorgeven aan landen met mogelijk  lagere normen voor gegevensbescherming dan van toepassing in de EU, vanwege verschillen in wetten en voorschriften met betrekking tot gegevensbescherming ten opzichte van de wetten en voorschriften die gelden in het land waar u gevestigd bent.

Wanneer wij uw Persoonsgegevens aan andere landen doorgeven, dan doen wij dit waar nodig op grond van onze Standaard Contractuele Bepalingen. U kunt een kopie opvragen van onze Standaard Contractuele Bepalingen met gebruikmaking van de in Deel (N) opgenomen contactgegevens.

(E) Accreditatie door Amerikaans Department of Commerce

KLDiscovery is door het Amerikaanse ‘Department of Commerce’ geaccrediteerd onder het EU-VS Privacy Shield Framework en het Zwitserland-VS Privacy Shield Framework. Ook al zullen wij geen doorgiften van persoonsgegevens vanuit de EU, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland naar de VS op de Privacy Shield Frameworks baseren, wij zullen ons wel houden aan de verplichtingen op grond van de EU-VS en Zwitserland-VS Privacy Shield Frameworks. Naar aanleiding van de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie op 16 juli 2020 dat doorgifte van persoonsgegevens op grond van het EU-VS Privacy Shield ongeldig zijn, heeft het Amerikaanse Department of Commerce verklaard dat het zal doorgaan met de toepassing van het Privacy Shield-programma, waaronder de verwerking van aanvragen voor zelf-certificatie en re-certificatie voor de Privacy Shield Frameworks en handhaving van de Privacy Shield Lijst. Om meer te weten over het Privacyschild-programma, de vereisten voor gegevensbescherming daarvan en om onze certificatie te bekijken ga naar https://www.privacyshield.gov/.

(F) Gegevensbeveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligheidsmaatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, onbevoegde openbaarmaking, ongeoorloofde toegang en overige onrechtmatige of onbevoegde vormen van Verwerking, in overeenstemming met  toepasselijke wetgeving.

U bent ervoorverantwoordelijk dat de Persoonsgegevens die u naar ons verzendt, veilig worden verzonden.

(G) Nauwkeurigheid gegevens

Wij nemen alle redelijke maatregelen  om ervoor te zorgen dat:

• uw Persoonsgegevens die wij Verwerken, juist zijn en indien nodig bijgewerkt worden; en
• al uw Persoonsgegevens die wij Verwerken die onjuist zijn (gezien de doeleinden waarvoor deze Verwerkt worden), onmiddellijk gewist of gecorrigeerd worden.

Van tijd tot tijd kunnen wij u vragen de juistheid van uw Persoonsgegevens te bevestigen.

(H) Minimale gegevensverwerking

Wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens die wij Verwerken, beperkt zijn tot de Persoonsgegevens die redelijkerwijs  vereist zijn met betrekking tot de doeleinden vastgelegd in dit Beleid (inclusief het verlenen van Diensten aan u).

(I) Data retentie

Wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens uitsluitend verwerkt worden gedurende de minimale periode die nodig is voor de in dit Privacybeleid vastgelegde doeleinden. Wij zullen kopieën van uw Persoonsgegevens bewaren in een vorm die identificatie uitsluitend mogelijk maakt zolang:

• wij een voortdurende relatie met u hebben (bijv. wanneer u een gebruiker van onze diensten bent, of rechtmatig opgenomen bent in onze mailinglijst en zich niet uitgeschreven heeft); of
• uw Persoonsgegevens nodig zijn in verband met de doeleinden, zoals vastgelegd in dit Beleid, waarvoor wij een geldige wettelijke basis hebben (bijv. wanneer uw persoonsgegevens opgenomen zijn in een door uw werkgever geplaatste bestelling en wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de  verwerking van deze gegevens voor de  bedrijfsvoering  en de nakoming van onze verplichtingen uit hoofde van het  contract).

Daarnaast zullen wij Persoonsgegevens bewaren voor de duur van:

• elke toepasselijke verjaringstermijn onder toepasselijk recht (d.w.z. iedere periode gedurende welke iemand een rechtsvordering tegen ons zou kunnen instellen  met betrekking tot uw Persoonsgegevens, of waarvoor uw Persoonsgegevens relevant kunnen zijn); en
• een aanvullende periode van twee (2) maanden na het einde van een dergelijke toepasselijke verjaringstermijn (zodat wij, indien iemand aan het eind van de verjaringstermijn een vordering indient, nog steeds een redelijke termijn hebben  waarin wij eventuele Persoonsgegevens kunnen achterhalen die voor die vordering relevant zijn).

Indien er een relevante juridische claim wordt ingediend, kunnen wij doorgaan met de Verwerking van uw Persoonsgegevens gedurende een periode als benodigd in in verband met die vordering.

Gedurende de hiervoor vermelde perioden met betrekking tot juridische claims, zullen wij onze Verwerking van uw Persoonsgegevens beperken tot opslag en handhaving en beveiliging van de Persoonsgegevens, behalve voor zover de Persoonsgegevens  moeten worden ingezien in verband met een juridische claim, of enige verplichting onder toepasselijk recht.

Zodra de hiervoor vermelde perioden, elk voor zover van toepassing, zijn afgerond, zullen wij de betreffende Persoonsgegevens voorgoed verwijderen of vernietigen.

(J) Uw rechten als betrokkene

Afhankelijk van de  toepasselijke wetgeving heeft  u bepaalde rechten met betrekking tot de Verwerking van uw Persoonsgegevens, zoals:

• het recht om toegang tot of kopieën van uw Persoonsgegevens die wij Verwerken of beheren, tezamen met informatie over de aard, verwerking en openbaarmaking van deze Persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van eventuele onjuistheden n in uw Persoonsgegevens die wij Verwerken of beheren;
• het recht om op rechtmatige gronden te verzoeken
• dat uw Persoonsgegevens die wij Verwerken of beheren, gewist worden; of
• dat de Verwerking van uw Persoonsgegevens die wij Verwerken of beheren, beperkt worden;
• het recht om op rechtmatige gronden bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens door of namens ons;
• het recht om uw Persoonsgegevens die wij Verwerken of beheren, naar een andere Verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, voor zover toepasselijk;
• het recht om uw toestemming voor de Verwerking in te trekken, voor zover de rechtmatigheid van verwerking op toestemming gebaseerd is; en
• Het recht om klachten in te dienen bij een Autoriteit Persoonsgegevens over de Verwerking van uw Persoonsgegevens door of namens ons. Adressen van Autoriteiten kunt u vinden op https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm

Dit heeft geen gevolgen voor de rechten die u volgens de wet heeft.

Om een of meerdere van deze rechten uit te oefenen of om een vraag te stellen over deze rechten of enige andere bepaling van dit Beleid of over onze Verwerking van uw Persoonsgegevens, verzoeken wij u de hierna in Deel (N) verstrekte contactgegevens te gebruiken.

Indien wij u Diensten leveren op grond van orders, wordt deze levering van Diensten geregeld door de aan u verstrekte contractuele voorwaarden. Mocht de tekst van dergelijke contractuele voorwaarden afwijken van  dit Beleid, dan is dit Beleid aanvullend.

(K) Cookies

Een cookie is een klein bestand dat op uw apparaat geplaatst wordt, wanneer u een website (met inbegrip van onze Websites) bezoekt. Het slaat informatie op over uw apparaat, uw browser en in sommige gevallen uw voorkeuren en browse-gewoonten. Wij kunnen uw Persoonsgegevens d.m.v. cookietechnologie verwerken overeenkomstig ons Cookie Beleid.

(K) Gebruiksvoorwaarden

Elk gebruik van onze Websites is onderworpen aan onze Gebruiksvoorwaarden.

(I) Direct Marketing

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunnen wij, wanneer u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven in overeenstemming met  toepasselijke wetgeving of wanneer wij u reclame- en marketingberichten sturen met betrekking tot vergelijkbare producten of diensten van ons, kunnen wij uw Persoonsgegevens Verwerken om via email, telefonisch, direct mail of andere communicatiemiddelen contact met u op te nemen om u te voorzien van informatie of Diensten die interessant voor u kunnen zijn. Indien wij u Diensten verlenen, kunnen wij informatie aan u verzenden betreffende onze Diensten, aankomende promoties en overige informatie die interessant voor u kan zijn via de contactgegevens die u aan ons verstrekt heeft en altijd in overeenstemming met toepasselijke wetgeving.

U kunt zich op elk gewenst moment uitschrijven van onze emaillijst voor promotie of nieuwsbrieven door eenvoudig op de ‘uitschrijven’ link te klikken die in iedere email of nieuwsbrief die wij versturen is opgenomen. Nadat u zich uitgeschreven heeft, zullen wij u geen verdere emailberichten meer sturen, maar wij kunnen nog wel contact met u opnemen voor zover dat nodig is voor een van de door u verzochte Diensten.

(N) Contactgegevens

Indien u opmerkingen, vragen of zorgen heeft over de informatie  in dit Beleid, of andere kwesties met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens door KLDiscovery, neem dan contact op met de juiste entiteit zoals hieronder vermeld.

De Verwerkingsverantwoordelijken met betrekking waartoe dit beleid is uitgegeven, zijn de volgende:

N.B. Indien een Verwerkingsverantwoordelijke buiten de Europese Unie gevestigd is, dan kunt u contact opnemen met het bedrijf in uw rechtsgebied.

(O) Definities

• ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ betekent de entiteit die besluit op welke manier en met welk doel  Persoonsgegevens Verwerkt worden. In veel rechtsgebieden is de Verwerkingsverantwoordelijke als eerste verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.
• ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ betekent een onafhankelijk openbaar orgaan dat bij wet de taak heeft gekregen controle uit te oefenen op naleving van toepasselijke wetgeving gegevensbescherming.
• ‘EER’ betekent de Europese Economische Ruimte.
• ‘Persoonsgegevens’ betekent informatie die een persoon betreft of waarmee een persoon kan worden geidentificeerd. Voorbeelden van Persoonsgegevens die wij kunnen Verwerken, worden hierboven in Deel (B) gegeven.
• ‘Verwerken’, ‘Verwerking’ of ‘Verwerkt’ betekent alle handelingen die met enig Persoonsgegeven verricht wordt, wel of niet geautomatiseerd, zoals verzamelen, opslaan, organiseren, indelen, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, openbaren door verzending, verspreiding of op andere wijze beschikbaar maken, uitlijnen of combineren, beperken, wissen of vernietigen.
• ‘Verwerker’ betekent iedere natuurlijke of rechtspersoon die Persoonsgegevens Verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke (niet zijnde werknemers van Verwerkingsverantwoordelijke).
• ‘Diensten’ betekent alle door KLDiscovery verleende diensten.
• ‘Bijzondere Persoonsgegevens’ betekent Persoonsgegevens betreffende ras of etniciteit, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap vakbond, fysieke of mentale gezondheid, seksuele geaardheid en feitelijke of vermeende strafbare feiten of straffen, BSN, of enige andere informatie die onder toepasselijke wetgeving als gevoelig beschouwd kan worden.