(A) 本ポリシー

本ポリシーの発行者は、下記(M)項に列記される事業体(以下「KLDiscovery」または「当グループ」と総称します)です。本ポリシーは、当グループ会社が関係する、当グループ外の個人(当グループのウェブサイト(以下、当グループの「ウェブサイト」といいます)の閲覧者、顧客およびその他当グループの本サービス利用者(以下「あなた」と総称します)を含みます)を対象としています。本ポリシー内で使用される定義語は、下記(N)で説明します。

本ポリシーにおいて、KLDiscoveryは、あなたの個人情報の管理者です。関連するKLDiscoveryの事業体の連絡先は、下記(M) 項に記載されています。個人情報の使用および処理についてのお問い合わせは当該連絡先へご連絡ください。

本ポリシーは、当グループの個人情報の処理に関する運用の変更または適用法令の変更を反映するために、随時変更または更新される可能性があります。そのため、本ポリシーをよくお読みになり、本ポリシーの条件に従って当グループが行う可能性のある変更を確認するために、本ページを定期的にチェックすることをお勧めいたします。

KLDiscoveryは、KLDiscovery、OntrackおよびIbasというブランド名で事業を行っています。

(B) 個人情報の処理

個人情報の取得:当グループは、以下の場合にあなたに関する個人情報を取得することができます。

  • あなたが電子メール、電話またはその他の方法により当グループに連絡した場合。
  • 当グループとあなたとの通常の関係の過程における取得(あなたからのお支払いを管理する過程で当グループが取得する個人情報等)。
  • 当グループが本サービスを提供する場合。
  • 信用照会機関または法執行機関等、当グループに個人情報を提供する第三者からあなたの個人情報を受領した場合。
  • あなたが当グループのウェブサイトを閲覧した場合、または当グループのウェブサイト上もしくはそれを通じて利用可能な機能もしくはリソースを使用した場合。ウェブサイトを閲覧する際には、あなたのデバイスとブラウザにより、個人情報となり得る一定の情報(デバイスの種類、オペレーティングシステム、ブラウザの種類、ブラウザの設定、IPアドレス、言語設定、ウェブサイトへの接続日時およびその他技術的な通信情報等)が自動的に開示される可能性があります。
  • 求職のために履歴書を当グループに提出する場合。

個人情報の作成:当グループは、本サービスを提供するにあたり、あなたと当グループとのやりとりの記録やあなたの注文履歴の詳細等、あなたに関する個人情報を作成する可能性もあります。

関連個人情報:当グループが処理する可能性のある、あなたに関する個人情報の種類には以下のものが含まれます。

  • 個人の詳細情報:氏名、性別、生年月日・年齢、国籍および写真
  • 連絡先:配送先住所(媒体の原本や記憶装置の返送等のためのもの等)、郵便物送付先住所、電話番号、電子メールアドレスおよびソーシャルメディアのプロフィール詳細
  • 支払関連情報:請求先住所、銀行口座番号またはクレジットカード番号、カード所有者名または口座名義人名、カードまたは口座のセキュリティ情報、カードの発効日および有効期限
  • 見解および意見:あなたが当グループに送付し、またはソーシャルメディア上で当グループに関して掲載することとした、見解および意見
  • 当グループが処理するあなたに関する個人情報には、以下に定義する要配慮個人情報が含まれる可能性があります。

個人情報処理の法的根拠:当グループは、本ポリシーに記載される目的に関連してあなたの個人情報を処理する際、状況に応じて以下のいずれか(または複数)の法的根拠に依拠することができます。

  • 処理に対してあなたから事前に明示的な同意を得ていること(この法的根拠は、完全に任意の処理に関してのみ使用されます――必要または義務的な処理には使用されません)。
  • あなたが当グループと締結する可能性のある契約に関連して、処理が必要であること。
  • 適用法令により処理が必要であること。
  • 個人の重大な利益を保護するために処理が必要であること、もしくは
  • 当グループが、事業を管理、運営または推進するために処理を実行する正当な利益を有しており、その正当な利益に対し、あなたの利益、基本的人権または自由が優先しないこと。

要配慮個人情報の処理:当グループは、以下の場合を除き、要配慮個人情報を取得し、またはその他の方法で処理しようとすることはありません。

  • 適用法令により処理が要求または許可されている場合(当グループが、ダイバーシティに関する報告義務を遵守するため等)。
  • 犯罪の捜査または防止(詐欺、マネーロンダリングおよびテロへの資金供給の防止を含む)のために処理が必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合。
  • 法的権利の立証、行使または防御のために処理が必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合。
  • あなたの要配慮個人情報を処理する前に、適用法令に従ってあなたから事前に明示的な同意を得た場合(上記のとおり、この法的根拠は、完全に任意の処理に関してのみ使用されます――必要または義務的な処理には使用されません)。

要配慮個人情報を当グループに提供する場合(当グループにデータの復旧を依頼するためにハードウェアを提供する場合等)、あなたは、当該データを当グループに開示することが合法的であることを確認する必要があります。これには、その要配慮個人情報の処理に関して、当グループが上記の法的根拠のうちいずれかに依拠することができることの確認を含みます。

当グループが個人情報を処理する目的:当グループが個人情報を処理する目的(適用法令に従うことを条件とします)には以下が含まれます。

  • 当グループのウェブサイト:当グループのウェブサイトの運営管理、あなたに対するコンテンツの提供、あなたが当グループのウェブサイトを閲覧する際、あなたに対して広告およびその他情報を表示すること、ならびに当グループのウェブサイトを通じたあなたとの連絡およびやりとり
  • 本サービスの提供:当グループのウェブサイトおよびその他本サービスの提供、注文に応じた本サービスの提供、および当該本サービスに関する連絡
  • 連絡:あらゆる手段(電子メール、電話、テキストメッセージ、ソーシャルメディア、郵便または対面等)を介して行うあなたとの連絡(当該連絡が適用法令に従ってあなたに対して行われていることを確認することを条件とします)
  • 連絡およびIT運営:当グループの通信システムの管理、ITセキュリティの運営およびITセキュリティの監査
  • 安全衛生:安全衛生の評価および記録保管、ならびに関連する法的義務の遵守
  • 財務管理:売上、資金調達、会社監査および販売業者管理
  • 調査:本サービスに関するあなたの見解を調査するためにあなたに連絡すること
  • 本サービスの改善:既存の本サービスの問題の特定、既存の本サービスの改善を計画すること、および新たな本サービスの企画
  • 人事: KLDiscoveryの職に対する応募の管理

個人情報の任意提供および不提供の結果:当グループへの個人情報の提供は任意であり、通常、当グループと契約を締結するためおよび当グループがあなたに対する契約上の義務を履行できるようにするために必要な条件です。あなたは当グループに個人情報を提供する法令上の義務を負いませんが、あなたが当グループに個人情報を提供しないこととした場合、当グループは、あなたとの契約上の関係を結ぶことができず、あなたに対する契約上の義務を履行することができません。

(C) 第三者に対する個人情報の開示

当グループは、あなたに対する契約上の義務を履行するため、または正当な業務上の目的(あなたに対する本サービスの提供および当グループのウェブサイトの運営を含みます)のために、適用法令に従ってKLDiscoveryグループ内の他の事業体にあなたの個人情報を開示することができます。さらに、当グループは、あなたの個人情報を以下の者に開示することができます。

  • 法的機関および規制当局(要求に応じて開示する場合、または、適用法令もしくは規制に対する違反もしくはその容疑の報告を目的とする場合)
  • KLDiscoveryの会計士、監査人、弁護士およびその他外部の専門家(拘束力のある契約上の守秘義務または法的な秘密保持義務を負うことを条件とする)
  • 第三者である処理者(決済サービス提供事業者、輸送・宅配会社、技術提供事業者、顧客満足度調査実施会社、「ライブチャット」サービスの運営者および政府が発表した禁止対象者リストのチェック等の法令遵守サービスを提供する処理者等(米国財務省外国資産管理局[Office for Foreign Asset Control]等)(世界中のいかなる場所にあるかを問わない。下記(C) 項に記載される要件に従うことを条件とする)
  • 法的権利の立証、行使もしくは防御のために必要な場合、その限度において、関連当事者、法執行機関もしくは裁判所。また、犯罪行為の防止、調査、捜査もしくは訴追もしくは刑事罰の執行を目的とする場合、関連当事者
  • 当グループが自社の事業または資産の全部または一部を売却または譲渡する場合(組織再編、解散または清算の場合を含む)、関連する第三取得者。ただし適用法令に従う場合に限る。
  • 当グループのウェブサイトは第三者のコンテンツを使用する場合があります。そのようなコンテンツを利用することとした場合、あなたの個人情報は、第三者である関連するソーシャルメディア・プラットフォームの提供事業者と共有される可能性があります。そのため、第三者のコンテンツを利用する前にその第三者のプライバシー・ポリシーを確認することをお勧めします。

当グループは、第三者である処理者にあなたの個人情報の処理を委託する場合、その処理者が(i)当グループによる事前の書面による指示に従ってのみ個人情報を処理し、(ii)個人情報の機密性および安全性を守るための措置を講じる(適用法令に基づき追加要件がある場合はそれらも含みます)、拘束力のある契約上の義務に服するよう、その処理者と、適用法令により要求される情報処理契約を締結します。

当グループは、ウェブサイトの利用に関する個人情報を(データを集計した状態で記録すること等により)匿名化し、その匿名化した情報を当グループの取引相手(第三者である取引相手を含みます)と共有することができます。

当グループが受領したEU(欧州連合)内の個人データを第三者への引き渡しする場合、EU・米国プライバシーシールド・フレームワークの対象となり、また、スイスに居住しているケー・エルディスカバリが受領された個人情報は、スイス - EUのプライバシーシールドの適用対象となります。

当グループは、 主として, 当該第三者の作為および不作為につき責任を負います。

当該第三者が、 当該個人データを移転する前に、当グループが規定する基準に準拠した管理およびデータ処理措置を維持することを保証するものとします。

(D) 個人情報の海外への移転

当グループの事業の国際的性質のため、本ポリシーに記載される目的に関連して、KLDiscoveryグループ内で、また上記 (C) 項に記載する第三者に対し、あなたの個人情報を移転する必要が生じる場合があります。そのため、あなたの個人情報を外国に移転することがあり、その国では、あなたの所在国で適用されている法律および情報保護遵守要件とは異なる法律および要件を適用していることにより、EUの情報保護基準よりも低い基準が採用されている可能性があります。

あなたの個人情報を外国に移転する場合、標準契約条項に基づき要求される場合(EEAまたはスイスから米国に転送する場合を除きます)に移転します。当グループの標準契約条項の写しは、下記(M) 項に記載される連絡先にご請求いただけます。

EEAまたはスイスから米国へ個人情報を移転する場合、それぞれ、米国商務省(U.S. Department of Commerce)が定める、EU・米国間のプライバシー・シールド・フレームワークおよびスイス・米国間のプライバシー・シールド・フレームワークに基づいて移転します。当グループは、米国商務省に対し、プライバシー・シールドの原則を遵守することについて保証しています。当グループのプライバシー・シールド認証に基づき行うEUまたはスイスから米国への個人情報の移転に関して、本ポリシーの条件とプライバシー・シールドの原則が抵触する場合には、プライバシー・シールドの原則が適用されるものとします。プライバシー・シールド・プログラムに関する詳細情報および当グループの認証を確認するためには、https://www.privacyshield.gov/をご覧ください。

プライバシー・シールドの原則に関して、当グループは、連邦取引委員会(Federal Trade Commission:FTC)の調査・執行力に服します。当グループは、EU・米国間とスイス・米国間のプライバシー・シールド原則に従って、当グループのプライバシーおよび個人情報処理に関する苦情を解決するよう注力します。本ポリシーに関するお問い合わせまたは苦情については、まず、下記(M) 項に記載される連絡先へご連絡ください。さらに、当グループは、米国に所在し、ベター・ビジネス・ビューローズ協議会(Council of Better Business Bureaus)により運営される非営利の代替紛争解決(ADR)機関、BBB EUプライバシー・シールド(BBB EU PRIVACY SHIELD)に対して、EU・米国間とスイス・米国間のプライバシー・シールド原則に基づく未解決のプライバシーに関する苦情を、付託するよう留意しております。あなたが苦情の受領確認を適時に受領されない場合またはあなたの苦情に対し納得のいく対応がとられない場合、www.bbb.org/EU-privacy-shield/for-eu-consumers/にて詳細情報を確認し、苦情を申し立ててください。あなたの苦情がこれらの手段では解決されない場合、一定の状況下では、プライバシー・シールド・パネルに、法的拘束力のある仲裁を申し立てることができる場合があります。

(E) 情報のセキュリティ

当グループは、適用法令に従って、あなたの個人情報を偶発的または違法な破棄、紛失、改変、不正開示、不正アクセスおよびその他の違法または不正な処理から守るように設計された、しかるべき技術的・組織的な安全保護対策を講じております。

あなたは、当グループに個人情報を送信する際、情報が安全に送信されるよう確保する責任を負います。

(F) 情報の正確性

当グループは、以下の各事項を確実にするためにあらゆる合理的な措置を講じます。

  • 当グループが処理するあなたの個人情報が正確であり、必要に応じて最新の状態に更新されていること。
  • 当グループが処理するあなたの個人情報が不正確である場合(処理する目的を考慮する)、当該個人情報が遅滞なく削除または訂正されること。

当グループは、随時、あなたの個人情報の正確性を確認するよう、あなたに依頼することができます。

(G) 最小限度の情報

                                                        
当グループは、当グループが処理するあなたの個人情報が、本ポリシーに記載される目的(あなたへの本サービスの提供を含みます)に照らして合理的に必要とされる個人情報に限定されるよう、あらゆる合理的な措置を講じます。

(H) 情報の保持

当グループは、あなたの個人情報が本プライバシー・ポリシー記載の目的に必要な最小限の期間に限って処理されるよう、あらゆる合理的な措置を講じます。当グループは、以下の場合に限り、同一性を特定できる形式で個人情報の写しを保持します。

  • あなたとの継続的な関係を維持する場合(あなたが当グループのサービスの利用者である場合、またはあなたが合法的に当グループのメーリングリストに掲載されており、登録を削除していない場合等)。
  • 当グループが正当な法的根拠を有する、本プライバシー・ポリシーに記載された適法な目的に関連して、あなたの個人情報が必要である場合(あなたの雇用主からの注文書にあなたの個人情報が記載されている場合、および当グループが事業を運営し契約に基づく義務を履行するために当該情報を処理する正当な利益を有する場合等)。

さらに、個人情報の保持期間は以下の期間とします。

  • 適用法令に基づく制限期間(すなわち、あなたの個人情報に関連して、他者が当グループに対して法的請求を行うことができる期間、または、あなたの個人情報が関連する期間)
  • 当該制限期間の終了後さらに2カ月間(制限期間の満了時に請求を受けた場合に当グループがその請求に関連する個人情報を特定できるよう、十分な時間的余裕を確保するため)

関連する法的請求を申し立てられた場合、当グループは、その請求に関連して必要となる期間、追加であなたの個人情報の処理を継続することができます。

法的請求に関する上記の期間中、当グループは、当該法的請求または適用法令に基づく義務に関連して個人情報を閲覧する必要がある場合を除き、個人情報の処理の範囲を、その保存とセキュリティの維持のみに限定します。

上記の各期間が終了し次第、当グループは、当該個人情報を永久に削除または破棄します。

(I) あなたの法的権利

適用法令に従って、あなたは、ご自身の個人情報の処理に関して多くの権利を有しています。これには、以下の権利が含まれます。

  • 当グループが処理または管理するあなたの個人情報にアクセスし、または、その写しと、当該個人情報の性質、処理および開示に関する情報を請求する権利
  • 当グループが処理または管理するあなたの個人情報が不正確である場合、その訂正を請求する権利
  • 正当な根拠に基づき、以下のいずれかを請求する権利
    • 当グループが処理または管理するあなたの個人情報の削除
    • 当グループが処理または管理するあなたの個人情報の処理の制限
  • 当グループまたはその代理人があなたの個人情報を処理することにつき、正当な根拠に基づき異議を申し立てる権利
  • 当グループが処理または管理するあなたの個人情報を、適切な範囲で他の管理者に移転する権利
  • 同意を根拠として処理されている個人情報につき、処理に対する同意を撤回する権利
  • 当グループまたはその代理人があなたの個人情報を処理することにつき、データ保護機関(Data Protection Authority)に苦情を申し立てる権利

これらは、あなたの法令上の権利に影響を与えません。

上記の権利を行使する場合、または上記の権利もしくは本ポリシーのその他の規定に関するご質問もしくは当グループによる個人情報の処理に関するご質問がある場合には、下記(M) 項に記載される連絡先へご連絡ください。

当グループが注文に基づき本サービスをあなたに提供する場合、本サービスの提供に際しては、あなたに提示した契約上の条件が適用されます。その条件と本ポリシーが抵触する場合には、本ポリシーは追加的条件となるものとします。

(J) クッキー

クッキーとは、あるウェブサイト(当グループのウェブサイトを含みます)を閲覧する際にあなたのデバイス上に保存される小さなデータファイルです。クッキーにはあなたのデバイス、ブラウザ、場合によってはあなたの好みや閲覧習慣に関する情報が記録されます。当グループは、当グループのクッキーに関する方針に従って、クッキー技術を通じて個人情報を処理することがあります。

(K) 利用条件

当グループのウェブサイトを利用する際には必ず、当グループの利用条件に従うものとします。

(L) ダイレクト・マーケティング

適用法令に従うことを条件として、あなたが適用法令に基づき明示的に同意した場合、または、当グループが自社の類似の製品およびサービスに関する広告・マーケティング情報をあなたに送付する場合、当グループは、あなたが関心を持ち得る情報や本サービスをあなたに提供することを目的として、電子メール、電話、ダイレクトメールまたはその他の通信形態によりあなたに連絡するために、あなたの個人情報を処理することがあります。本サービスを提供する場合、当グループは、本サービスおよび今後の宣伝商品に関する情報や、その他あなたが関心を持つと考えられる情報を、あなたから提供された連絡先情報を利用してあなたに送付することができます(必ず適用法令に従うものとします)。

当グループの宣伝用の電子メールリストまたはニュースレターの登録は、当グループがお送りするすべての電子メールまたはニュースレターに記載される登録解除リンクをクリックするのみで、いつでも登録を解除することができます。登録を解除された場合、当グループは、その後は電子メールをお送りしませんが、依頼された本サービスのために必要な場合には引き続きあなたに連絡することができます。

(M) 連絡先

本ポリシーの内容についてご意見、ご質問もしくはご懸念がある場合、またはその他KLDiscoveryによる個人情報の処理に関する問題がある場合には、下記のうち該当する連絡先へご連絡ください。

本ポリシーに関係する管理者は以下のとおりです。

会社名

登記上の住所および連絡先

英国

Kroll Ontrack Limited

UK Data Privacy Queries, Global House, 1 Ashley Avenue, Epsom, Surrey, KT18 5AD

 

KLDiscovery Limited

UK Data Privacy Queries, Nexus, 25 Farringdon Street, London, EC4A 4AB

アイルランド

KLDiscovery Limited

Irish Data Privacy Queries, Unit 719, Kilshane Drive, Northwest Business Park, Ballycoolin, Dublin 15

デンマーク

IBAS Danmark ApS

Danish Data Privacy Queries, Gammel Kongevej 1, 1610 København V

フィンランド

IBAS Kroll Ontrack Oy

Finnish Data Privacy Queries, Lakkisepante 11
00620, Helsingfors

オランダ

Kroll Ontrack B.V

Dutch Data Privacy Queries, Gustav Mahlerlaan 310 D, FOZ building 4th.floor Unit 4, 1082ME Amsterdam

スウェーデン

IBAS Laboratories AB

Swedish Data Privacy Queries, Box 1005, 751 40 Uppsala

ノルウェー

IBAS AS

Norwegian Data Privacy Queries, Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger

ドイツ

Kroll Ontrack GmbH

German Data Privacy Queries,
Geschäftsanschrift: Hanns-Klemm-Str. 5, 71034 Böblingen

イタリア

Kroll Ontrack Srl

Italian Data Privacy Queries, GALLARATE (VA) VIA
MARSALA 34/A CAP 21013

ポーランド

Kroll Ontrack Sp. z o.o

Polish Data Privacy Queries, Katowice (40-082), ul. Jana III Sobieskiego 11, Poland

シンガポール

Kroll Ontrack Singapore Pte Ltd

Singapore Data Privacy Queries, 3 International Business Park
#02-27, Nordic European Centre
Singapore 609927

中国

Kroll Ontrack Information Technology Service (Shanghai) Co., Ltd

Chinese Data Privacy Queries, Room 1004, Floor 10
Jing'An Kerry Centre Building 1 (North Building)
No. 1515, West Nanjing Road
Jing'an District
Shanghai, China

日本

Kroll Ontrack (HK) Limited(クロール・オントラック・エイチ・ケイ・リミテッド)日本支店

日本国 〒100-0011
東京都千代田区内幸町1-1-7-24階 
日本データ・プライバシー問い合わせ係

香港

Kroll Ontrack (HK) Limited

Hong Kong Data Privacy Queries, Room 1702, 17/F Central Plaza
18 Harbour Road
Wanchai, Hong Kong

スペイン

Kroll Ontrack Iberia SL

Spanish Data Privacy Queries, C/Anabel Segura 7, 1ª planta, oficina B, 28108 – Alcobendas, Madrid

フランス

KLDiscovery Ontrack Sarl

French Data Privacy Queries, 2, impasse de la Noisette, 91371 Verriéres-le-Buisson Cedex 413

スイス

Kroll Ontrack (Switzerland) GmbH

Swiss Data Privacy Queries, Hertistrasse 25, 8304 Wallisellen

オーストラリア

KLDiscovery Ontrack Pty Ltd

Australian Data Privacy Queries, 9/28 Donkin St, West End QLD 4101, Australia

米国

LDiscovery, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

LDiscovery TX, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 8201 Greensboro Drive, Suite 300, McLean, VA 22102-3810

Kroll Ontrack, LLC

American Data Privacy Queries, Attn: Jason Davison, 9023 Columbine Road
Eden Prairie, MN 55347

カナダ

Kroll Ontrack Canada Co

Canadian Data Privacy Queries, 1871 Hollis Street, Suite 200, Halifax, NS, B3J 0C3
Canada

 

管理者の所在地がEU外の場合、ご自身の法域内の事業体にご連絡いただけます。

(N) 定義

  • 「管理者」とは、個人情報の処理の方法および理由を決定する事業体をいいます。多くの法域では、管理者は適用されるデータ保護法の遵守について第一義的な責任を負います。
  • 「データ保護機関」とは、適用されるデータ保護法の遵守について監視を行う任務を法的に課された、独立した公的機関をいいます。
  • EEAとは、欧州経済領域をいいます。
  • 「個人情報」とは、個人に関する情報または個人を特定することのできる情報をいいます。当グループが処理する可能性のある個人情報の例は上記(B) 項に記載されています。
  • 「処理」とは、自動的な手段であるか否かにかかわらず、個人情報に対して行われる行為をいい、収集、記録、整理、構造化、保存、改変もしくは変更、検索、参照、利用、伝送による開示、周知もしくはその他の方法で利用可能なものにすること、配置もしくは統合、制限、消去または破壊等をいいます。
  • 「処理者」とは、管理者のために個人情報を処理する者または事業体(管理者の従業員を除きます)をいいます。
  • 「本サービス」とは、KLDiscoveryが提供するあらゆるサービスをいいます。
  • 「要配慮個人情報」とは、人種もしくは民族、政治的見解、宗教的もしくは哲学的信念、労働組合への加入、心身の健康状態、性生活、犯罪(容疑を含む)もしくは処罰、国民識別番号に関する個人情報、または、適用法令に基づき配慮を要すると判断される可能性のあるその他の情報をいいます。